Блог

Личная система планирования или «джедайская техника пустого инбокса»

Эффективность на работе вечно встречается с непреодолимыми преградами. В частностями, с особенностями функционирования человеческого мозга. 90% задач оказываются выполненными всего на 90%. Еще часть попросту не решаются никогда, причем еще на этапе совещания и планирования всем и так понятно, что выполнено это не будет 🙂 Так как же все-таки самоорганизовать себя? Мы поделимся с вами некоторыми тезисами, которые изложил в рамках «джедайской техники пустого инбокса» Макс Дорофеев, и расскажем, как, по мнению автора книги «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо», не терять эффективность.

Как теряется эффективность

Вы знаете это состояние, когда ты только сел за работу, как пришло письмо, отвлекли телефонным звонком — и все, настрой потерян, время упущено, работа не сделана. В этом нет ничего удивительного — ведь мозг эффективно может работать в конкретный отрезок времени только над одной задачей. После примерно 40 минут активной работы мозг начинает понемногу уставать. Таким образом, важно увеличивать эффективность не за счет увеличения количества рабочего времени (это попросту так не работает), а за счет его организации. Можно правильно расходовать время и при этом безмерно уставать. Гораздо правильнее научиться расходовать свою энергию и силы.

Существуют вещи, которые являются киллерами эффективности. Миллион открытых вкладок, хаос на рабочем столе, не пойми чем забитый инбокс и множество мигающих уведомлениями мессенджеров — всего этого достаточно, чтобы вы потратили несколько часов рабочего дня впустую.

Стратегия

Как бы это странно не звучало, но «думать» надо отделить от «делать». Сначала — планирование, стратегия, брейншторм, определение этапов. Затем — работа. При этом в перерывах надо стараться максимально разгружать мозг и держать его голодным — без срывов на «перекусы» в виде листания ленты Фейсбука, чтения новостей и т. д.

«Инбокс» — это все, что ждет от нас решения. Входящие письма, неразобранные документы, недочитанные книги — все это инбоксы. И пока они не «пусты», мозг беспокоится.

Уменьшить уровень беспокойства можно правильной постановкой задач. Правильно поставленная задача не предполагает вопросов «с чего начать». Если задачу можно решить в течении нескольких минут, то это стоит сделать прямо сейчас 🙂

А в остальном алгоритм разбора инбокса следующий:

 

Составлять списки задач — это важно. Во-первых, они избавляют от необходимости держать все в уме (а, как вы помните, беспокойный мыслительный процесс не способствует эффективности). Кроме того, это позволяет мозгу не жевать одну и ту же мысль, как жвачку, раз за разом. Задачи должны быть конкретными, предельно ясно сформулированными и не слишком обширными. «Отписать всем» — плохая задача. Расписать ее детальнее по отделам или письмам — гораздо лучшее решение.

Следует помнить, что если задача в исходной формулировке не была выполнена в обозначенный срок, шансы на 100% ее выполнение позже тают с каждым днем. «Джедайская техника» предлагает упростить подход к решению задач и условно делит их на «надо сделать» и «не надо сделать». Гораздо проще признать, что что-то будет не выполнено в срок/не будет сделано вообще и, в зависимости от этого, скорректировать свои планы, чем пытаться создать список абсолютно нереалистичных задач.

Надеемся, эти советы были вам полезны и помогут повысить личную эффективность 🙂

Оля Снежина

Привет, я Оля.
Напиши мне, и вместе мы найдем твою Dream Team!

Отправить резюме

Рекомендуем прочесть